Ich mache mir Sorgen um eine/n meiner Mitarbeitenden

Jemand aus deinem Team verhält sich anders als früher. Toll, dass du das ernst nimmst! Gerade im Betrieb ist rasches Ansprechen von möglichen Problemen wichtig. Diese Gesprächstipps helfen dir dabei.

Hast du beobachtet, dass ein/e Mitarbeiter/in über mehrere Wochen:

langsamer arbeitet oder mehr Fehler macht
häufig unkonzentriert ist oder gereizt reagiert
öfter ausfällt oder zu spät kommt
irgendwie verändert oder traurig wirkt
Überstunden anhäuft, ohne dass die Arbeitslast zugenommen hat?

Fallen dir mehrerer dieser Verhaltensformen auf, dann solltest du sie/ihn darauf ansprechen.

Reden hilft

Psychische Belastungen erleben wir alle einmal. Wenn Belastungssituationen lange andauern, kann dies zu Überlastung und zur Entstehung von psychischen Erkrankungen führen. Dies schränkt häufig die Arbeitsleistung ein oder führt zu Krankschreibungen. Reden hilft, dass es nicht so weit kommt.

Gespräche ermöglichen Lösungen

Im Arbeitsumfeld haben auch heute noch viele Menschen Hemmungen, psychische Belastungen anzusprechen: Mitarbeitende haben Angst vor Stigmatisierung. Führungskräfte wollen niemandem zu nahe treten. Diese Zurückhaltung auf beiden Seiten verschlimmert häufig das Problem.

Je früher du reagierst, umso erfolgsversprechender sind mögliche Massnahmen.

Die Situation dauert schon länger an und ist verfahren? Erste Gespräche haben keine Veränderung bewirkt? Es liegt bereits eine Krankschreibung vor?

Falls es in deinem Betrieb eine Sozialberatung oder eine HR-Abteilung gibt, hol dir dort Unterstützung.

Falls nicht: Lass dich bei der IV-Stelle in deiner Region beraten.

«I just want to have a chat about how you are traveling»

Example dialogue of a team leader with an affected employee.

«Sometimes caring for staff means that you have to be honest and point out that you are concerned.»

Small business owners about mental health in SME.

Gespräch herbeiführen

Bereite dich vor

Die folgenden Gesprächstipps geben dir einen möglichen Ablauf vor. Überlege dir, wie du das umsetzt. Wenn du unsicher bist, tausche dich mit deiner Vorgesetzen/deinem Vorgesetzten, jemandem in der HR-Abteilung oder der betrieblichen Sozialberatung aus.

Finde einen günstigen Termin

Suche einen Tag aus, an dem weder du noch dein/e Mitarbeiter/in eine volle Agenda haben. So habt ihr genügend Zeit und auch den Kopf frei für ein gutes Gespräch. Sag kurz, worum es geht.

Ich mache mir Sorgen um dich. Ich möchte mit dir zusammensitzen um zu schauen, was los ist und wie wir dich unterstützen können.

Finde einen geeigneten Ort

Ihr solltet ungestört sein. Reserviere einen Raum, in den andere keinen Einblick haben.

Das ist wichtig im 1. Gespräch

So kannst du anfangen:

Ich mache mir Sorgen um dich. Ich möchte gerne mit dir darüber sprechen, was ich beobachtet habe.

Ich habe den Eindruck, in der letzten Zeit läuft es nicht so gut. Ich möchte mit dir anschauen, wie wir die Situation verbessern können.

Gib den Ablauf vor

Ein zweistufiges Vorgehen lohnt sich. Beschreibe in diesem ersten Gespräch, was du wahrnimmst und hör zu, was dein/e Mitarbeiter/in erlebt. Dann könnt ihr beide das Gesagte überdenken und euch mögliche Lösungen überlegen. In einem zweiten Gespräch könnt ihr konkrete Massnahmen vereinbaren.

Ich möchte dir heute beschreiben, was ich wahrgenommen habe und deine Einschätzung dazu hören. In drei Tagen möchte ich nochmals mit dir zusammensitzen, damit wir gemeinsam Lösungen finden.

Beschreibe, was du wahrnimmst

Teile möglichst einfühlsam und wertschätzend mit, was du wahrnimmst. Sei dabei aber klar und deutlich. Mache Ich-Botschaften, also sprich von dem, was du siehst und denkst. Sag nicht, was du denkst, dass bei deinem Gegenüber los ist.

Ich sehe dein Engagement bei deiner Arbeit. Das schätze ich sehr. In letzter Zeit nehme ich aber wahr, dass dir vermehrt Fehler passieren. Zum Beispiel beim Bearbeiten der Bestellungen und beim Protokollführen.

Ich habe dich als eine sehr freundliche und aufgestellte Mitarbeiterin schätzen gelernt. In letzter Zeit hat es aber Reklamationen von Kunden und Kundinnen gegeben, weil sie sich unfreundlich behandelt fühlten. Das passt für mich nicht zusammen.

Deine Überstunden wachsen an. Ich merke, dass du dich sehr einsetzt, und schätze das sehr. Es ist aber mein Eindruck, dass der Output weniger gross ist als bisher.

Hör zu, was dein Gegenüber erlebt

Frag deine/n Mitarbeitende/n, wie sie/er die Situation erlebt und was bei ihr/ihm los ist. Versuch, genau zu verstehen, was dein Gegenüber fühlt und erlebt.

Wie nimmst du die Situation wahr?

Wie erklärst du dir die Situation?

Du musst das Gehörte weder kommentieren noch werten. Indem du das Gehörte kurz in eigenen Worten wiedergibst, signalisierst du Verständnis und beugst Missverständnissen vor.

Verstehe ich richtig: Du hast das Gefühl, die Arbeit türme sich vor dir auf, und du siehst kein Ende?

Ich höre, dass die Arbeit dich auch nach Feierabend beschäftigt, du nicht mehr gut schlafen kannst und darum unkonzentriert bist.

Bestehe auf Veränderung und erteile einen Auftrag für ein Folgegespräch

Mache am Ende des Gesprächs Folgendes deutlich: Es geht darum, gemeinsam Lösungen für eine Veränderung zum Guten zu finden. Erwähne auch ausdrücklich, was alles gut läuft. Ein einseitiger Fokus auf das Negative ist frustrierend und verstellt den Blick auf mögliche Lösungen. Nutze Stärken deiner Mitarbeiterin/deines Mitarbeiters für die Lösung. Vereinbare dafür ein Folgegespräch in drei bis fünf Tagen und gib einen Auftrag:

Es ist für dich und auch für den Betrieb wichtig, dass sich etwas verändert. Ich bin mir sicher, dass wir das hinkriegen.

Ich spüre deutlich, dass du deine Arbeit gut machen willst. Was müssen wir ganz konkret verändern, damit sich die Situation verbessert?

Ich werde mir auf das nächste Gespräch mindestens drei Massnahmen überlegen und möchte auch von dir drei Vorschläge.

Tipps fürs Folgegespräch

Legt Ziele und Massnahmen fest

Mache im Folgegespräch zuerst nochmals deutlich, dass sich etwas verändern muss. Und betone, dass es dir wichtig ist, dass es deinem Gegenüber besser geht.

Es ist mir wichtig, dass es dir wieder besser geht. Ich möchte dich dabei unterstützten. Es muss sich dafür etwas verändern. Es ist auch für den Betrieb wichtig, dass die Kundschaft nicht mehr reklamiert.

Es muss sich etwas verändern, damit du wieder möglichst fehlerfrei und termingerecht arbeitest. Ich bin zuversichtlich, dass das gelingt, denn ich spüre deine Motivation. Ich möchte dich dabei unterstützen und bin bereit, etwas dazu beizutragen.

Tauscht euch darüber aus, welche Massnahmen ihr für sinnvoll erachtet. Das Spektrum ist breit und hängt natürlich sehr stark von der Situation ab. Achte darauf, dass diejenigen Aufgaben, die die/der Mitarbeitende gut und gerne macht, bei ihr/ ihm bleiben. Betone, dass dein Gegenüber diese Aufgaben gut macht.

Mögliche Massnahmen am Arbeitsplatz

Veränderungen an der Aufgabenlast

Delegation einiger Aufgaben an andere (evtl. zeitlich befristet)
Gemeinsame Priorisierung der Aufgaben mit Setzen von Meilensteinen
Einteilung zu einem anderen Aufgabengebiet/einem anderen Team

Veränderungen an Arbeitszeit und -ort

Z.B. Reduktion der wöchentlichen Arbeitszeit
Veränderung am Arbeitsplatz (z.B. ruhigerer Arbeitsplatz, Homedays)

Persönliche Unterstützung

Regelmässige kurze Austauschrunden
Coaching durch externe oder interne Fachperson
Schulung/Weiterbildung hinsichtlich Stressbewältigung o.ä.

In vielen Fällen wird es hilfreich sein, auch Massnahmen ausserhalb des Arbeitsplatzes zu vereinbaren:

Arztbesuch z.B. zur Abklärung der Schlafprobleme oder zum Sicherstellen, dass kein Burnout vorliegt
Beratung durch psychologische Fachperson z.B. zur Unterstützung im Umgang mit Stress oder zur Vorbeugung eines Burnouts

Vorgehen nach den Gesprächen

Halte schriftlich fest, was ihr ausgemacht habt

Sind viele Emotionen im Spiel, kann der konkret verbindliche Teil des Gesprächs im Nachhinein verblassen. Unterschreibt gemeinsam, was ihr ausgemacht habt, damit es später keine Uneinigkeit gibt.

Informiere das Team

Sprich mit deiner/deinem Mitarbeitenden darüber, wer von euch das unmittelbare Team informiert und was ihr sagt. Offene Kommunikation vermeidet Gerüchte. Zudem kann das Team unterstützend wirken.

Bleib am Ball

Veränderungen brauchen Zeit. Je nach Schwere des Problems kann es einige Monate dauern, bis eine deutliche Verbesserung eintritt. Setze realistische Zeithorizonte und bleibe im regelmässigen Austausch. Passe die Massnahmen bei Bedarf an.

Wenn du mehr darüber wissen willst, wie man über psychische Belastungen und Probleme spricht, findest du bei den Gesprächstipps "Ich sorge mich um jemanden in meinem Privatleben" weitere Inspiration.

Wenn sich die Situation nicht verbessert

Bestehe auf den Beizug einer Fachperson

Wenn sich die Situation nicht verbessert, kannst du auf den Beizug einer Fachperson bestehen, denn Mitarbeitende haben eine so genannte Schadensminderungspflicht. Mach deutlich, dass es dabei nicht um medizinische Details oder Informationen zum Privatleben geht, sondern darum, dass man gemeinsam arbeitsbezogene Fragen anschauen kann. Also zum Beispiel die Frage: Was braucht die/der Mitarbeitende am Arbeitsplatz noch an zusätzlicher Unterstützung?

Geeignete Fachpersonen können sein:

Case Manager (intern oder extern)
Job Coach (bietet z.B. die IV an)
Psychiatrische oder psychologische Fachperson

Rege den Einbezug der Fachperson in die Gespräche an

Es kann für dich und deine/n Mitarbeitende/n hilfreich sein, wenn du dich mit ihrer/seiner Therapeutin oder dem Coach austauschen kannst. Mitarbeitende können die Fachperson dafür von der Schweigepflicht entbinden. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden in diese Gespräche immer einbezogen werden.

Broschüre zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz mit weiteren Tipps und Anlaufstellen.

Herunterladen (PDF, 16 Seiten)