Mi preoccupo di una collaboratrice/di un collaboratore.
Da un po' di tempo, una persona del tuo team si comporta in maniera diversa rispetto al passato. È bello vedere che tu prendi sul serio questi segnali. Sul posto di lavoro è fondamentale affrontare rapidamente le difficoltà che si presentano. Questi suggerimenti ti aiutano a parlarne.
Hai notato che da varie settimane un tuo collaboratore, una tua collaboratrice:
- lavora più lentamente o commette più errori.
- è spesso distratto/a e reagisce in maniera irritata.
- è più spesso assente o arriva in ritardo.
- ti sembra cambiato/a o triste.
- accumula ore di straordinario senza che il lavoro sia aumentato.
Se noti diversi di questi comportamenti, allora dovresti parlarne con lui/con lei.
Parlarne aiuta
Tutti sono confrontati una volta nella vita con lo stress psichico. Se siamo sottoposti per un periodo prolungato a sollecitazioni psichiche eccessive, ciò può causare un sovraffaticamento e una malattia mentale. Spesso, le conseguenze sono una riduzione delle prestazioni o l'assenza sul posto di lavoro per congedo malattia. Per non arrivare a questo punto, parlarne aiuta.
Parlandone è possibile trovare delle soluzioni
Molte persone hanno sempre ancora difficoltà a parlare di stress psichico sul posto di lavoro. Il personale teme di essere stigmatizzato e i dirigenti hanno paura di toccare un argomento tabù. Spesso, questo comportamento contribuisce a peggiorare il problema.
Prima reagisci, maggiori sono le probabilità di riuscita delle misure adottate.
La situazione va avanti da un po' di tempo e sembra senza via d'uscita? I primi colloqui non hanno portato ad alcun cambiamento? La collaboratrice, il collaboratore è assente dal lavoro per congedo malattia?
Se ne hai la possibilità, chiedi aiuto alla consulente in campo sociale o al dipartimento risorse umane della tua azienda.
Se non hai questa possibilità, rivolgiti all'Ufficio AI della tua regione.
«I just want to have a chat about how you are traveling»
Example dialogue of a team leader with an affected employee (Video in English)
«Sometimes caring for staff means that you have to be honest and point out that you are concerned.»
Small business owners about mental health in SME.
Prima di parlarne
Preparati
I seguenti suggerimenti per parlarne ti propongono come affrontare l'argomento. Rifletti come intendi procedere. Se ti senti insicuro, discutine con un tuo superiore, con qualcuno del dipartimento risorse umane o con il consulente in campo sociale della tua azienda.
Scegli il momento giusto
Cerca una giornata non carica di appuntamenti per te e la tua collaboratrice, il tuo collaboratore. In questo modo avrete il tempo necessario per parlarne in maniera approfondita e la vostra mente non sarà occupata da altri pensieri. Spiega brevemente di che si tratta.
Mi preoccupo per te. Vorrei parlarne con te per capire che cosa sta succedendo e come ti possiamo sostenere.
Scegli un luogo adatto
Scegli un luogo dove potete parlare senza essere disturbati. Prenota una stanza che garantisca la necessaria riservatezza al colloquio.
1° colloquio: a cosa devi fare attenzione?
Puoi iniziare così:
Mi preoccupo di te. Vorrei parlare con te di ciò che ho osservato ultimamente.
Ho la sensazione che tu non sia molto in forma negli ultimi tempi. Vorrei parlarne con te per capire come migliorare la situazione.
Spiega come intendi procedere
Val la pena prevedere un approccio suddiviso in due fasi. Nella prima fase, condividi con la collaboratrice/il collaboratore le tue osservazioni e ascolta ciò che sta vivendo in questo momento. Nella seconda fase, riflettete ambedue su quanto ha detto l'altro/l'altra e cercate insieme possibili soluzioni. In un secondo colloquio potete decidere quali misure concrete adottare.
Oggi vorrei discutere con te su ciò che ho osservato e sentire come la vedi tu. In tre giorni vorrei nuovamente parlarne con te per trovare insieme delle soluzioni.
Descrivi ciò che hai osservato
Con tatto e dimostrando la stima che nutri nei suoi confronti, condividi con la tua collaboratrice, il tuo collaboratore ciò che hai osservato. Non usare giri di parole, ma parla chiaro. Parla in prima persona (messaggi-io) e spiega ciò che vedi e pensi. Non esprimerti come se conoscessi già la causa del problema.
Noto che ti stai impegnando sul lavoro. Lo apprezzo molto. Tuttavia, ho notato che stai commettendo più errori del solito. Mi sto riferendo, per esempio, all'elaborazione delle ordinazioni e alla stesura dei verbali.
Di te apprezzo molto il fatto che sei molto cordiale e sempre di buon umore. Di recente abbiamo però ricevuto lamentele da parte dei clienti perché si sono sentiti trattati in modo scortese. Non è da te.
Stai accumulando molte ore di straordinario. Noto che stai lavorando con impegno. È un atteggiamento che apprezzo molto. Ho l'impressione però che di recente la tua produttività sia calata.
Ascolta ciò che sta vivendo
Chiedi alla tua collaboratrice/al tuo collaboratore di descriverti cosa sta succedendo e come vive personalmente questa situazione. Cerca di capire esattamente cosa prova e ciò che sta vivendo.
Come stai vivendo tu questa situazione?
Come ti spieghi questa situazione?
Non devi commentare o giudicare ciò che hai sentito. Riassumendo con parole tue quanto hai sentito, mostri comprensione ed eviti i malintesi.
Fammi capire: hai la sensazione di trovarti davanti a una montagna di lavoro insormontabile e senza fine?
Ho capito bene: il lavoro ti accompagna anche a casa, non ti lascia dormire bene e per questo motivo sei più distratto?
Promuovi un cambiamento e dà un compito in vista del prossimo incontro
Alla fine del colloquio, metti l'accento sui seguenti elementi: si tratta di trovare insieme delle soluzioni per migliorare la situazione. Evidenzia tutto ciò che va bene. Se vi concentrate unicamente sugli aspetti negativi, la discussione susciterà solo frustrazioni e non favorirà la ricerca di possibili soluzioni. Fa' capo ai punti di forza della collaboratrice/del collaboratore per trovare una via d'uscita. Dà un compito in vista del prossimo incontro che dovrebbe tenersi in tre-cinque giorni:
È importante per te e l'azienda che la situazione cambi. Sono sicuro che insieme ci riusciremo.
Ho la chiara sensazione che vuoi fare bene il tuo lavoro. Cosa dobbiamo cambiare concretamente per migliorare la situazione?
In vista del nostro prossimo incontro, penserò a tre misure per migliorare la situazione. Chiedo anche a te di formulare tre proposte.
Suggerimenti per il secondo colloquio
Definisci gli obiettivi e le misure da adottare
All'inizio del secondo incontro, ricorda nuovamente la necessità di promuovere un cambiamento. E evidenzia quanto sia importante per te che la collaboratrice o il collaboratore stia meglio.
Per me è importante che tu stia meglio. Voglio aiutarti per promuovere i cambiamenti necessari affinché la situazione migliori. Anche per l'azienda è importante evitare le reclamazioni della clientela.
Dobbiamo cambiare qualcosa affinché tu lavori senza commettere errori e rispetti le scadenze. Sono convinto che insieme ci riusciremo poiché ho la netta sensazione che tu voglia cambiare qualcosa. Voglio aiutarti e sono disposto a sostenerti.
Discutete sulle misure che ritenete utili ed adeguate. Il ventaglio di provvedimenti è molto ampio e dipende molto dalla situazione. Fa' in modo che la dipendente/il dipendente possa continuare a svolgere i compiti che fa bene e con piacere. Ricordale/ricordagli che sei molto contento di come esegue questi incarichi.
Possibili misure sul posto di lavoro
Adattare il carico di lavoro
- Delegare alcuni compiti ad altri (ev. per un periodo limitato)
- Stabilire insieme le priorità e definire le possibili tappe
- Assegnare la persona a un'altra attività o un altro team
Riorganizzare il tempo e il luogo di lavoro
- Per esempio, riduzione dell'orario di lavoro settimanale
- Riorganizzazione del posto di lavoro (per esempio, posto di lavoro più tranquillo, homeoffice)
Fornire un sostegno personale
- Colloqui brevi e a scadenze regolari
- Coaching da parte di una persona esperta (interno o esterno all'azienda)
- Formazione/aggiornamento per quanto riguarda, ad esempio, la gestione dello stress
In molti casi sarà utile concordare misure volte a migliorare la situazione anche al di fuori del luogo di lavoro:
- visita dal medico, per esempio per chiarire l'origine dell'insonnia o per assicurarsi che non si tratti di burnout;
- consulenza da parte di una specialista/di uno specialista in psicologia, per esempio per aiutare a gestire lo stress e prevenire il burnout.
Cosa fare dopo il colloquio?
Fissare in forma scritta ciò che avete deciso
Quando ci sono in ballo molte emozioni, le decisioni possono sembrare, a posteriori, meno chiare. Firmare un accordo con le soluzioni condivise può essere una strategia per evitare in futuro possibili incomprensioni.
Informare il team
Decidete insieme chi dei due, tu o la collaboratrice/il collaboratore, informerà il team. Discutete pure su ciò che è necessario comunicare. Comunicare in maniera aperta evita i pettegolezzi. Inoltre, permette al team di sostenere il collaboratore/la collaboratrice.
Non mollare
I cambiamenti necessitano di tempo. A dipendenza del problema, ci possono volere anche mesi per un miglioramento significativo della situazione. Definisci obiettivi temporali realistici e mantieni dei contatti regolari. Se necessario, adegua le misure adottate.
Se vuoi saperne di più su come parlare di problemi e stress psichico, trovi ulteriori spunti alla pagina web «Mi preoccupo di qualcuno nella mia vita privata».
E se la situazione non migliora?
Insisti affinché sia coinvolto uno specialista
Se la situazione non migliora, puoi far capo a una/uno specialista visto che le collaboratrici/i collaboratori hanno l'obbligo di ridurre i danni. Chiarisci che non si tratta di dettagli medici o di informazioni sulla vita privata, bensì di valutare questioni legate al lavoro, per esempio di trovare soluzioni per sostenere maggiormente il/la dipendente sul posto di lavoro.
Possibili specialisti da coinvolgere:
- case manager (interno o esterno all'azienda)
- job coach (sostegno professionale offerto, per esempio, dagli uffici AI)
- psichiatri o psicologi
Suggerisci di coinvolgere il personale specializzato nei colloqui
Potrebbe essere utile per te e la collaboratrice/il collaboratore avere uno scambio di idee con il/la terapeuta o il coach. Il personale dipendente può esonerare il/la professionista dall'obbligo di riservatezza. È importante che le collaboratrici/i collaboratori abbiano la possibilità di partecipare a questi colloqui.
Opuscolo sulla salute mentale sul posto di lavoro con altri consigli e con un elenco dei consultori cantonali.